Geschäftliche Kommunikation digitalisieren: Erste Schritte, Tipps und vermeidbare Fehler

Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit, sagte schon Friedrich Schiller vor über zwei Jahrhunderten. Doch in Bezug auf den technischen Fortschritt und die Digitalisierung könnte diese Aussage nicht aktueller sein. Automatisierte und geschmälerte Geschäftsprozesse sparen Zeit, entlasten Mitarbeiter und steigern die Gewinne im Unternehmen. Wir haben uns angeschaut, wie Digitalisierung umgesetzt werden kann, was es zu beachten gilt, und welche bekannten Fehler vermieden werden sollten.

Welche Geschäftsdokumente können digitalisiert werden?

Der Austausch elektronischer Dokumente wird im Geschäftsumfeld häufig mit der Abkürzung EDI bezeichnet. EDI stammt aus dem Englischen und bedeutet „Electronic Data Interchange“. Grundsätzlich können alle Geschäftsdokumente mit wenigen Ausnahmen digitalisiert werden. Die vollständige Umstellung von Papierform auf EDI ist jedoch ein fortlaufender Prozess. Dieser beginnt immer damit, dass Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Welche Geschäftsprozesse sollen digitalisiert werden?
• In welcher Sprache möchten Sie kommunizieren?
• Wie sollte der Datenaustausch bestenfalls stattfinden?

Unternehmen starten mit der Digitalisierung in der Regel bei Dokumenten, die in großer Stückzahl anfallen. Denn je häufiger Prozesse automatisiert erledigt werden können, desto umfassender ist die Kosten- und Zeitersparnis.

Überblick über das bekannteste EDI-Format

Der erste internationale Standard für den elektronischen Datenaustausch wurde 1988 durch die Vereinten Nationen verabschiedet und nennt sich United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (UN/EDIFACT). Er ist heute der gängige Standard für einheitliche Kommunikation. Im EDIFACT-Standard sind die unterschiedlichen Nachrichtentypen jeweils mit einem Kürzel aus sechs Großbuchstaben gekennzeichnet. Zum Beispiel:

• ORDERS (Bestellung)
• ORDCHG (Bestelländerung)
• INVOIC (Rechnung)

Wichtig: Um den UN/EDIFACT-Standard nutzen zu können, benötigt Ihr ERP-System eine kompatible Schnittstelle. Diese kann in der Regel beim ERP-System-Anbieter hinzugebucht werden.

Möglichkeiten zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs

Die Digitalisierung der bestehenden Geschäftsprozesse bietet enorme Einsparpotenziale für Unternehmen aller Größen. Eine Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaft (IW) hat gezeigt, dass Unternehmen mit rund 5.000 Beschäftigten durchschnittlich fast sechs Millionen Euro pro Jahr durch die Einhaltung einheitlicher Standards bei der Digitalisierung von Prozessen sparen konnten. Aber auch KMUs und kleine Betriebe sparen Geld und entlasten Mitarbeiter in der Verwaltung. Die Möglichkeiten der Digitalisierung sind vielseitig und umfassen beispielsweise folgende Punkte:

• Digitale Kommunikationstools wie Slack, Google Workspace oder Microsoft Teams erleichtern die interne und externe Kommunikation und beschleunigen geschäftliche Abläufe.
• Die Nutzung eines ganzheitlichen ERP-Systems bietet sich an für Ein- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine und die Kommunikation mit Lieferanten.
• Eine Modernisierung der bestehenden IT-Infrastruktur trägt dazu bei, dass Sie einen größeren Spielraum bei der Digitalisierung haben und es nicht an der Technik scheitert.
• Nutzen Sie Cloud–Computing, statt die Daten auf eigenen Servern zu speichern und komplex zu verwalten. Heute gibt es hierfür günstige Anbieter.

Vier häufige Fehler, die Sie bei der Digitalisierung vermeiden sollten

Plant ein Unternehmen, seine Prozesse ganzheitlich digital zu gestalten, legt die ausgiebige Planung hierfür einen entscheidenden Grundstein. Sich bei der Digitalisierung nur an anderen Unternehmen zu orientieren und die eigene Situation oder das eigene Ziel zu vernachlässigen, kann fatale Folgen haben und die Modernisierungspläne behindern. Wir stellen vier Fehler vor, die sich vorab vermeiden lassen.

Keine klar definierte Zielstellung

Unternehmen, die ohne klares Ziel mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen beginnen, merken schnell, dass es schwerfällt, Erfolge zu erzielen. Schließlich wissen diese nicht, was konkret als Erfolg zu werten ist. Ein Haus kann nicht ohne Bauplan gebaut werden, und genauso verhält es sich bei der Digitalisierungsstrategie. Es gilt zu analysieren, wo optimiert werden muss und welche Prozesse das Unternehmen besonders viel Zeit und Geld kosten. Was kann durch moderne Technologien gelöst werden, und was steht erst einmal hinten an? Ziel muss es sein, mit dem kleinstmöglichen Aufwand das größtmögliche Ergebnis zu erreichen.

Fehlen der passenden Hard- und Software

Technische Probleme und Verzögerungen durch schlechte Hard- und Software haben in modernen Unternehmen nichts zu suchen. In Deutschland nutzen rund 71 Prozent der Betriebe laut Umfragen noch veraltete Technik. Durch sie sorgt die Digitalisierung nicht für eine Zeitersparnis, sondern wird vielmehr zur Behinderung im Alltagsgeschäft. Die Wahl der richtigen ERP-Software mit ganzheitlicher Anbindung an Ihren gewählten EDI-Standard ist genauso entscheidend wie die Aufrüstung auf moderne und leistungsfähige Rechner. Erst dann kann die Digitalisierung beginnen.

Keine Einbindung der Mitarbeiter

Plant ein Unternehmen die Digitalisierung der Geschäftskommunikation, müssen alle Mitarbeiter frühzeitig in diese Pläne eingeweiht werden. Andernfalls führt der Umstieg auf neue Programme und geänderte Vorgänge zu Überlastung. Falls nötig, sollten bereits im Vorfeld interne Schulungen zur Handhabung von Dokumenten und zur Abwicklung des Alltagsgeschäfts durchgeführt werden. Werden Mitarbeiter frühzeitig abgeholt und eingebunden, stärkt dies das Vertrauen und die Bindung an das Unternehmen.

Fehler im Umgang mit sensiblen Daten

Alle Beteiligten der digitalisierten Kommunikation müssen über potenzielle Risiken aufgeklärt werden. Beispielsweise führt eine falsche Übermittlung eines Belegs schnell zu Unsicherheiten bei Kunden und Geschäftspartnern und rückt das Unternehmen in ein schlechtes Licht. Auch die Einhaltung der gängigen Datenschutzrichtlinien ist entscheidend bei der Auswahl passender Software und der Kommunikation innerhalb des Betriebs.