Auf der sicheren Seite: Die Lohnsteuer richtig an das Finanzamt abführen

Für Angestellte ist die Lohnsteuer zwar eine lästige Angelegenheit, die Abführung funktioniert allerdings völlig simpel über den Arbeitgeber. Selbst eine Meldung ans Finanzamt machen? Nicht nötig, außer es wird eine freiwillige Einkommensteuererklärung abgegeben. Anders sieht es für Gründer und Selbstständige aus. Hier muss die Lohnsteuer für Mitarbeiter fristgerecht und korrekt abgeführt werden. Gerade zu Beginn einer Geschäftstätigkeit kann das Schwierigkeiten mitbringen. Daher kommen hier alle wissenswerten Fakten, zur korrekten Abführung an das Finanzamt.

Wer muss die Lohnsteuer ans Finanzamt abführen?

Wer als Selbstständiger Angestellte beschäftigt, muss die Lohnsteuer korrekt berechnen und abführen. Es besteht die Verpflichtung, eine Anmeldung vorzunehmen. Diese wird über das elektronische Portal ELSTER vorgenommen. Angemeldet wird die Lohnsteuer beim jeweiligen Finanzamt, das für das eigene Unternehmen zuständig ist. Das zuständige Finanzamt des Arbeitnehmers (beispielsweise bei entfernt lebenden Angestellten) spielt keine Rolle!

Nur Geld oder auch Sachleistungen? Worauf fällt Lohnsteuer an?

Wer sich zum ersten Mal mit der Lohnsteuer auseinandersetzt, wird schnell Fragen haben. Anfangs wurde ein Unternehmen mit wenig Kapital gegründet, bei wachsenden Umsätzen kommen die ersten Angestellten. Müssen tatsächlich nur die Gehaltsleistungen bei der Lohnsteuer mit angemeldet werden? Nein, genau hier lauert ein Fallstrick. Auch Sachbezüge oder geldwerte Vorteile müssen korrekt angemeldet und versteuert werden.

Hierzu gehören die gern genutzten Möglichkeiten wie Essensgutscheine oder auch die private Verfügbarkeit eines bereitgestellten Dienstleisters. Wer sich noch nicht vollumfänglich mit der Lohnsteuer auskennt, profitiert oft von einem Steuerberater oder einer professionellen Software.

So wird die Lohnsteuer korrekt abgeführt

Arbeitgeber sind verpflichtet, den berechneten Lohnsteuerbetrag einzuhalten und nur das Nettogehalt aufs Konto des Arbeitnehmers auszuzahlen. An das Finanzamt werden die Differenzen abgeführt, und zwar in einer Summe. Bei der Lohnsteueranmeldung sind Fristen zu beachten:

• Monatlich, bei einer Lohnsteuergesamthöhe von über 5.000 Euro im Vorjahr.
• Quartalsweise, bei einer Lohnsteuergesamthöhe von unter 5.000 Euro, aber mehr als 1.080 Euro.
• Jährlich, bei einer Lohnsteuergesamthöhe von weniger als 1.080 Euro im Vorjahr.

Die Lohnsteuervoranmeldung wird über das elektronische Portal ELSTER vorgenommen. Hier müssen sämtliche Beträge festgehalten und erläutert werden. Zusammengesetzt werden sie aus Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Die früher gültigen Lohnsteuerkarten sind heute nicht mehr im Einsatz. Es ist für Arbeitgeber verpflichtend, sich an das elektronische Portal Elster zu halten.

Ohne Steuerberater: So führen Arbeitgeber die Steuer korrekt ab

Viele Arbeitgeber lassen die Lohnsteuervoranmeldung direkt vom Steuerberater erledigen. Das lohnt sich vor allem dann, wenn mehr als 20 Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind. Bei kleineren Betrieben reicht eine hochwertige Buchhaltungssoftware mit integriertem Lohnsteuermeldewesen. Sie erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern schützt vor Fehlern.

Jeder Arbeitgeber muss sich einmalig bei ELStAM mit den Angaben des Arbeitnehmers registrieren. Kommen weitere Arbeitnehmer hinzu, müssen sie ebenfalls angemeldet und bei Austritt auf dem Beschäftigungsverhältnis abgemeldet werden.

Berechnung der Lohnsteuer: Diese Positionen gehören dazu

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale sind für alle Arbeitnehmer gleich, müssen aber individuell berechnet werden. Sie setzen sich zusammen aus:

• Steuerklasse des Arbeitnehmers
• Kinder- und Steuerfreibeträge
• Beiträge für die gesetzliche Krankenversicherung
• Beiträge für die gesetzliche Pflegeversicherung
• Hinzurechnungsbetrag
• Kirchenzugehörigkeit (bei Kirchenaustritten nicht erforderlich)

Um die Lohnsteuer fristgerecht und korrekt abführen zu können, benötigen Arbeitgeber für jeden Angestellten die steuerliche Identifikationsnummer. In Deutschland bekommt jeder steuerpflichtige Bürger eine entsprechende Nummer zugeteilt. Geht die Nummer verloren, kann sie beim Bundeszentralamt für Finanzen angefordert werden. Die Identifikationsnummer ändert sich nicht, auch dann nicht, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber wechselt.

Zeitpunkt der Zahlung: Fristgerecht ans Finanzamt zahlen

Beim Fälligkeitsdatum unterscheiden sich Lohnsteuer und Umsatzsteuer nicht voneinander. Das Datum der Fälligkeit ist spätestens am Monatszehnten im Folgemonat nach der eigentlichen Fälligkeit. Die Lohnsteuer für den Monat März 2023 muss bei monatlicher Abgabepflicht somit spätestens am 10. April 2023 beim Finanzamt eingehen. Wird nicht pünktlich gezahlt, kann das Finanzamt Säumniszuschläge erlassen. Um die korrekte Lohnsteuer zu berechnen, stellt das Bundesministerium für Finanzen entsprechende Lohnsteuertabellen zur Verfügung.

Fazit: Lieber pünktlich abführen – alles korrekt mit der Lohnsteuer

Bei Verspätungen kennt das Finanzamt keine Gnade. Wer einen Arbeitnehmer beschäftigt, muss zwingend auf die Einhaltung von Fristen achten. Ob diese monatlich, pro Quartal oder jährlich liegen, hängt von der Gesamtumsatzsteuer des Vorjahres ab. Im Gründungsjahr wird der erste Monat mit Lohnsteuerpflicht als Rechenbeispiel herangezogen. Viele Gründer zahlen außerdem im ersten Jahr immer monatlich und erhalten im Folgejahr eine neue Mitteilung über die Fälligkeit.